Privacy Policy / Polisi Preifatrwydd

Last updated / Diweddarwyd ddiwethaf: 25 October 2025

1. Introduction / Cyflwyniad

English:
Llangynfelyn Community Council (“the Council”, “we”, “our”, “us”) is committed to protecting your personal data and respecting your privacy. This Privacy Policy explains how we collect, use, and protect information in line with the UK General Data Protection Regulation (UK GDPR) and the Data Protection Act 2018.

Welsh:
Mae Cyngor Cymuned Llangynfelyn (“y Cyngor”, “ni”, “ein”, “ni ein hunain”) wedi ymrwymo i ddiogelu eich data personol ac i barchu eich preifatrwydd. Mae’r Polisi Preifatrwydd hwn yn egluro sut rydym yn casglu, defnyddio ac yn diogelu gwybodaeth yn unol â Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU (UK GDPR) a Deddf Diogelu Data 2018.

2. Who we are / Pwy ydym ni

English:
Data Controller: Llangynfelyn Community Council
Address: Ynys Tudor, Tre’rDdol, SY208PL
Email: clerc@cyngorllangynfelyn.communty
Telephone: 07974488564
Data Protection Contact: The Clerk to the Council

Welsh:
Rheolwr Data: Cyngor Cymuned Llangynfelyn
Cyfeiriad: Ynys Tudor, Tre’rDdol, SY208PL
E-bost: clerc@cyngorllangynfelyn.communty
Ffôn: 07974488564
Cyswllt Diogelu Data: Clerc y Cyngor

3. The information we collect / Y wybodaeth a gasglwn

English:
We may collect and process personal data such as:

  • Contact details (name, address, phone, email)
  • Correspondence you send us
  • Information related to council services (e.g. grants)
  • Financial details for payments or reimbursements
  • Employment or volunteer information
  • Photographs or video recordings at events or meetings

Welsh:
Gallwn gasglu a phrosesu data personol megis:

  • Manylion cyswllt (enw, cyfeiriad, ffôn, e-bost)
  • Gohebiaeth a anfonwch atom
  • Gwybodaeth sy’n ymwneud â gwasanaethau’r cyngor (e.e. grantiau)
  • Manylion ariannol ar gyfer taliadau neu ad-daliadau
  • Gwybodaeth cyflogaeth neu wirfoddoli
  • Lluniau neu recordiadau fideo mewn digwyddiadau neu gyfarfodydd

4. How we use your information / Sut rydym yn defnyddio eich gwybodaeth

English:
We use your personal data to:

  • Respond to your queries and correspondence
  • Manage council services, grants, and community projects
  • Maintain council accounts and records
  • Communicate local news and notices
  • Fulfil our legal and statutory obligations
  • Conduct public consultations and meetings

Welsh:
Rydym yn defnyddio eich data personol i:

  • Ymateb i’ch ymholiadau a’ch gohebiaeth
  • Reoli gwasanaethau’r cyngor, grantiau, a phrosiectau cymunedol
  • Cynnal cyfrifon a chofnodion y cyngor
  • Cyfathrebu newyddion a hysbysiadau lleol
  • Cydymffurfio â’n rhwymedigaethau cyfreithiol a statudol
  • Gynnal ymgynghoriadau a chyfarfodydd cyhoeddus

5. Lawful basis for processing / Sail gyfreithiol ar gyfer prosesu

English:
We process personal data under one or more of these lawful bases:

  • Public task – to perform official duties
  • Legal obligation – to comply with the law
  • Contract – to fulfil a contract with you
  • Consent – where you have given explicit consent

Welsh:
Rydym yn prosesu data personol ar un neu fwy o’r sailiau cyfreithiol hyn:

  • Tasg gyhoeddus – i gyflawni dyletswyddau swyddogol
  • Rhwymedigaeth gyfreithiol – i gydymffurfio â’r gyfraith
  • Contract – i gyflawni contract gyda chi
  • Cydsyniad – lle rydych wedi rhoi eich cydsyniad yn benodol

6. How we store and protect your information / Sut rydym yn storio ac yn diogelu eich gwybodaeth

English:
Your information is stored securely and only accessible to those who need it. We use suitable technical and organisational measures to prevent unauthorised access, loss, or misuse.
Data is retained only for as long as necessary, in line with our Records Retention Policy.

Welsh:
Cedwir eich gwybodaeth yn ddiogel ac mae mynediad iddi ond gan y rhai sydd ei hangen. Rydym yn defnyddio mesurau technegol a threfniadol priodol i atal mynediad heb awdurdod, colled neu gamddefnydd.
Cedwir data dim ond cyhyd ag sy’n angenrheidiol, yn unol â’n Polisi Cadw Cofnodion.

7. Sharing your information / Rhannu eich gwybodaeth

English:
We may share your data with:

  • Other local authorities or public bodies
  • Contractors or suppliers working for the Council
  • Regulators or law enforcement (where required by law)

We will never sell or share your data for marketing purposes.

Welsh:
Gallwn rannu eich data gyda:

  • Awdurdodau lleol neu gyrff cyhoeddus eraill
  • Gontractwyr neu gyflenwyr sy’n gweithio ar ran y Cyngor
  • Rheoleiddwyr neu’r heddlu (pan fo’r gyfraith yn ei gwneud yn ofynnol)

Ni fyddwn byth yn gwerthu nac yn rhannu eich data ar gyfer marchnata.

8. Your data protection rights / Eich hawliau diogelu data

English:
You have the right to:

  • Be informed about how your data is used
  • Access the information we hold about you
  • Request correction or deletion of your data
  • Restrict or object to processing
  • Complain to the Information Commissioner’s Office (ICO)

Welsh:
Mae gennych hawl i:

  • Cael gwybod sut mae eich data yn cael ei ddefnyddio
  • Cael mynediad at y wybodaeth sydd gennym amdanoch
  • Ofyn am gywiro neu ddileu eich data
  • Gyfyngu neu wrthwynebu prosesu
  • Gwneud cwyn i Swyddfa’r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO)

ICO contact / Cyswllt ICO:
https://ico.org.uk | 0303 123 1113

Scroll to Top